Informace o zásadách zpracování osobních údajů ve společnosti Safety4you s.r.o.

Vážení zákazníci, obchodní partneři,

chceme Vás tímto informovat, jak zpracováváme ve společnosti Safety4you s.r.o., IČ 29239672, se sídlem Rušná 323/3, 642 00 Brno ( dále také naše společnost ) Vaše osobní údaje, které získáváme   zejména v souvislosti s poskytováním služeb a k řádnému zajištění obchodní činnosti.  

Tento dokument Vám poskytne důležité informace, jaké osobní údaje shromažďujeme, jak s nimi nakládáme, komu je můžeme poskytnout a jaká jsou Vaše práva v oblasti ochrany osobních údajů, čímž zajišťujeme dostatečnou transparentnost a otevřenost. Můžete si být jistí, že s osobními údaji nakládáme plně v souladu s platnou legislativou, zejména nařízením GDPR a zákonem o ochraně osobních údajů. Vaše osobní údaje chráníme na odpovídající rozumné úrovni dostupnými technickými prostředky. V případě, že by bylo cokoliv nejasné nebo máte dotazy týkající se Vašich osobních údajů, neváhejte se kdykoliv zeptat, kontaktní údaje jsou uvedeny níže.

Kdo osobní údaje spravuje?

Správcem Vašich osobních údajů je naše společnost, společnost Safety4you s.r.o., IČ 29239672, se sídlem Rušná 323/3 , 642 00 Brno, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Brně, oddíl C, vložka 67705.

Jaké osobní údaje zpracováváme?

V souvislosti s poskytováním služeb , plněním smlouvy a vyřízení jednotlivých objednávek z e-shopu zpracováváme údaje v rozsahu: jméno a příjmení, dodací adresa nebo bydliště pro doručení zboží (pro doručování zboží  přepravce na Vámi uvedenou adresu ), telefon ( číslo telefonu předáváme přepravci z důvodu informace o termínu a upřesnění  času pro doručení zásilky ), e-mail ( pro komunikaci se zákazníky v  poptávkovém řízení, zasílání potvrzení o přijatých objednávkách, pro zasílání faktur a firemní korespondence, řešení obchodních případů, reklamací zboží …), dále jméno, příjmení, telefon a e-mail odpovědných osob našich odběratelů a dodavatelů služeb nebo zboží, pokud je to nezbytně nutné. V případě, že si u nás objednáte vycházkové uniformy, pracovní oděvy nebo osobní ochranné pracovní prostředky, potřebujeme od Vás získat z důvodu zajištění správných velikostí také některé tělesné míry, bez kterých se neobejdeme ( např.obvod hlavy, krku, výšku postavy, obvod pasu, hrudníku, velikosti nohou, ruky atd.) V souvislosti se zasíláním obchodních sdělení zpracováváme osobní údaje v rozsahu, který nám poskytnete: jméno a příjmení, e-mail, telefon, název firmy, IČ, DIČ, sídlo, fakturační adresa, dodací adresa

Z jakých zdrojů osobní údaje zpracováváme?

Osobní údaje získáváme přímo od Vás našich zákazníků, při uzavírání smlouvy o poskytování služeb v oblasti bezpečnosti práce a požární ochrany a následně při provádění činností směřujících k naplnění smluvních vztahů, při procesu objednání zboží z  e-shopu, provedení jednorázové služby. Můžete se také registrovat na našich webových stránkách vyplněním potřebných formulářů a udělit tam souhlas se zpracováním osobních údajů k registraci a zasílání obchodních sdělení. Vaše osobní údaje dále můžeme zcela výjimečně získat z veřejně dostupných zdrojů, obchodního rejstříku, živnostenského rejstříku, pokud tak stanoví zvláštní obecně závazný právní předpis nebo na základě prokazatelně uděleného souhlasu subjektem údajů. Vždy se můžete na zdroje osobních údajů dotázat prostřednictvím kontaktů uvedených níže.      

K jakému účelu osobní údaje zpracováváme?

Zpracování osobních údajů probíhá v rozsahu nutném pro zajištění poskytování služeb a plnění smlouvy, vyřízení jednotlivých objednávek z e-shopu: k uzavření smlouvy, vytvoření objednávky, zaslání nabídky, zaslání faktury nebo zálohové faktury, upřesnění dodávky, zejména velikosti oděvů, typu platby, vložení kontaktních údajů do aplikace dopravce, vyřešení specifických požadavků Vás zákazníků a odběratelů služeb. Jedná se o situace, kdy bez znalosti Vašich osobních údajů nemůžeme poskytnout službu, doručit zboží, vyřídit reklamaci, vyřídit on-line objednávku z e-shopu, objednat správné velikosti ochranných pracovních prostředků, uniforem a oděvů, zaslat např. informace o změně otevírací doby výdejního místa nebo prodejny, případně o dalších skutečnostech.

V souvislosti se zasíláním obchodních sdělení, pokud k tomuto účelu udělíte souhlas: zasílání oznámení o slevách, novém produktu, nové službě, akční nabídce.

Jak jsou osobní údaje zpracovávány v naší společnosti?

Vaše osobní údaje nesdělíme nikomu kromě případů popsaných v těchto zásadách. K Vašim osobním údajům budou mít přístup zaměstnanci naší společnosti. V naší společnosti jsou implementovány pro zpracování osobních údajů pravidla. Pravidla určují, který zaměstnanec ( pracovní pozice ) může mít přístup k Vašim osobním údajům a jaké osobní údaje může zpracovávat. Naše společnost zpracovává osobní údaje manuálním způsobem v účetním  programu, každý zaměstnanec má vlastní přístup do systému chráněný heslem a individuálně nastavený přístup do jednotlivých částí systému. Zaměstnanci jsou seznámeni s pravidly pro ochranu osobních údajů dle platných právních předpisů, aby věděli, jak mají s Vašimi osobními údaji zacházet a za jakých podmínek může dojít k jejich zpracování, mají povinnost zachovávat o tom mlčenlivost. Všechny osobní údaje ve fyzické podobě jsou zabezpečeny mechanicky před neoprávněným přístupem.

Pro zajištění některých konkrétních zpracovatelských operací, které nedokážeme zajistit vlastními silami, využíváme služeb a aplikací zpracovatelů, kteří se na dané zpracování specializují a jsou v souladu s GDPR.Naše společnost odpovídá za to, že tito zpracovatelé budou poskytovat vhodné záruky ke zpracování Vašich osobních údajů. Všechny zpracovatele si důkladně vybíráme. Zpracovatelé budou  smluvně zavázáni, aby plnili povinnosti při ochraně Vašich osobních údajů, díky čemuž bude smluvně zajištěno, že Vaše osobní údaje budou dostatečně chráněny a minimalizováno nebezpečí jejich zneužití.

Zpracovatelé , jimž mohou být osobní údaje předávány:

Právní poradci

za účelem využití právního poradenství

Daňoví a účetní poradci

za účelem využití daňové poradenství, zpracování mezd a účetnictví

Marketingoví poradci

provádějící marketingové poradenství a služby

Poskytovatelé IT služeb

z důvodu správy vzdáleného přístupu do systému a uživatelských aplikací, uložení dat 

Poskytovatelé on-line nástrojů

pro zlepšení kvality našich služeb a zvýšení zákaznické spokojenosti

Správce webových stránek,  e-shopu 

Přístup do administrace pro zajištění řádného chodu e-shopu , zejména přenos dat ( objednávek ) mezi e-shopem a účetním programem

Dopravci

z důvodu zajištění dopravy objednaného zboží

Subdodavatelé

zajištění  subdodávky pro Vámi objednanou službu

Můžeme také Vaše osobní údaje sdílet s dalšími třetími stranami s cílem zabránit trestnému činu a snížit rizika, pokud to vyžaduje zákon a kde to považujeme za vhodné, v reakci na soudní proces, nebo abychom ochránili práva či majetek naší společnosti, našich partnerů nebo Vás.

Předávání osobních údajů mimo EU :

Vaše osobní údaje nejsou předávány do zemí mimo Evropskou unii nebo do mezinárodních organizací.

Automatické individuální rozhodování a profilování:

Naše společnost při zpracování Vašich osobních údajů neprovádí žádné automatické individuální rozhodování ani profilování.  

Jak dlouho osobní údaje uchováváme?

Osobní údaje zpracovává naše společnost po nezbytně nutnou dobu potřebnou k  zajištění účelu, pro který jsou zpracovávány. Pokud již Vaše osobní údaje nejsou potřeba pro účel zpracování, vymažeme je. V případě, že Vaše osobní údaje zpracováváme na základě souhlasu, je doba zpracování 36 měsíců. V případě, že Vaše osobní údaje zpracováváme v důsledku zákonných ustanovení, zpracováváme je po dobu, po níž to zákon vyžaduje. V případě, že Vaše osobní údaje zpracováváme v důsledku uzavření smlouvy nebo poskytování služby, budeme Vaše osobní údaje zpracovávat po dobu plnění této smlouvy nebo poskytování služby a dále 36 měsíců poté, co došlo k ukončení smlouvy nebo poskytnutí služby. V případě, že zákon vyžaduje archivaci některých údajů, budeme archivovat tyto Vaše osobní údaje v souladu se zákonem požadovanou dobu.

Jaká máte práva při zpracování osobních údajů?

Právo na informace:

Kdykoliv se na nás můžete obrátit, abychom Vám zaslali potvrzení, zda zpracováváme Vaše osobní údaje, a to prostřednictvím níže uvedených kontaktních údajů.

Pokud Vaše osobní údaje zpracováváme, máte právo získat přístup k těmto informacím:

a) Za jakým účelem Vaše osobní údaje zpracováváme a jaké jsou jejich kategorie.

b) Kdo jsou příjemci a zpracovatelé Vašich osobních údajů.

c) Po jakou dobu budou Vaše osobní údaje uloženy, a pokud není možno tuto dobu určit, kritéria použití ke stanovení této doby.

d) U kterých osobních údajů můžete požadovat jejich výmaz nebo omezení zpracování a vznést námitku proti tomuto zpracování.

e) O právu podat stížnost u dozorového úřadu.

f) O zdrojích osobních údajů, pokud nebyly získány od Vás.

g) Jestli dochází k automatickému individuálnímu rozhodování nebo profilování.

Máme však právo požadovat po Vás ověření identity, abychom měli jistotu, že se tyto informace, týkající se Vašich osobních údajů, nedostanou k nepovolané osobě.

Právo na opravu:

Pokud zjistíte, že některé Vaše osobní údaje máme uvedeny nepřesně, nesprávně nebo neúplně, máte právo, abychom tyto Vaše osobní údaje bez zbytečného odkladu, poté co nám to sdělíte, opravili nebo doplnili.

Právo na výmaz :

Máte právo, abychom bez zbytečného prodlení vymazali Vaše osobní údaje, pokud:

a) vaše osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro něž byly shromážděny.

b) odvoláte svůj souhlas.

c) vznesete námitky proti zpracování.

d) jsme vaše osobní údaje zpracovávali protiprávně.

e) výmazem bude splněna právní povinnost dle zákona.

Právo na omezení zpracování:

Máte právo, abychom omezili zpracování Vašich osobních údajů, pokud:

a) nám sdělíte, že Vaše osobní údaje jsou nepřesné, a to po dobu, než přesnost osobních údajů prověříme.

b) vaše osobní údaje zpracováváme protiprávně, ale Vy nás místo o výmaz požádáte o omezení jejich použití.

c) již nebudeme Vaše osobní údaje potřebovat, ale Vy je budete požadovat pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

d) jste vznesli námitku proti zpracování, a to po dobu, než bude prověřeno, jestli je oprávněná. Po dobu omezení zpracování mohou být Vaše osobní údaje pouze uloženy, jinak mohou být zpracovávány pouze na základě Vašeho souhlasu, z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků nebo z důvodu veřejného zájmu.

Právo vznést námitku:

Máte právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů.

Právo přenositelnosti údajů:

Pokud nás požádáte, předáme Vám Vaše osobní údaje v běžně použitelném formátu, abyste je mohli poskytnou jinému správci. Přičemž, pokud to bude proveditelné technicky , můžete chtít, abychom Vaše osobní údaje přímo předali správci, kterého nám označíte.

Právo podat stížnost :

Můžete kdykoliv podat stížnost týkající se zpracování Vašich osobních údajů nebo neplnění našich povinností plynoucích z GDPR k dozorovému úřadu. Dozorovým úřadem je Úřad pro ochranu osobních údajů, www.uoou.cz , Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7

Naše společnost nemá povinnosti jmenovat pověřence pro ochranu osobních údajů ve smyslu GDPR a proto jej nejmenovala.

Kontaktní údaje:

V případě žádostí, požadavků, připomínek nebo nejasností nás můžete kontaktovat prostřednictvím     e-mailu : info@safety4you.cz nebo písemně na adrese našeho sídla :  Rušná 323/3, 642 00 Brno.

 

Tyto zásady byly přijaty dne 25.5.2018 společností Safety4you s.r.o. a schváleny jednatelem společnosti. Zásady lze měnit, pokud zůstanou v souladu se zákonem a GDPR. O případných změnách těchto zásad Vás budeme informovat na webových stránkách www.safety4you.cz

 

 

 

 

 

 

 

©2018 Safety4you s.r.o., všechna práva vyhrazena Vytvořilo 4every1 s.r.o.